نقش آی تی در ثبت اسناد
header
آموزش کف پوش سه بعدی

نقش آی تی در ثبت اسناد

فناوری اطلاعات در سازمان ها و ادارات

the-role-of-it-in-documentsتكنولوژی اطلاعات ((Information Technologyبا محوریت دانش و خردگرایی انسان و اندیشه‌هایش به منظور بهره‌برداری از اندیشه و سپردن امور تكراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش كارآیی و آزاد سازی مهارتهای انسانی ، در دهه های اخیر مورد توجه خاصی قرارگرفته‌است. از آنجائیكه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان محور توسعه جوامع و سازمانها مطرح است، بنابراین طراحی ساختار آن نیازمند ژرف اندیشی و تامل، همراه با ارائه مدل مناسب و بررسی مدلهای موجود در سازمانهای داخلی و خارجی است. تكنولوژی اطلاعات(فناوری اطلاعات)كه از تلاقی الكترونیك ، پردازش داده ها و ارتباطات-مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله ها و در كنار هم قرار گرفتن كامپیوترها و كاربران و همچنین مكانیزه شدن سیستمهای ارتباطی و افزایش ظرفیتهای انتقال داده ، شده است. این امر تمركززدایی و ایجاد ابر شاهراه و افزایش سرعت و كیفیت تصمیم‌گیری و مدیریت كارا را فراهم ساخته است.
بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمانها تغییرات بنیادین را در كلیه زمینه ها نوید می‌دهد. همانطوریكه امروزه دنیا را نمی توان بدون صنعت برق در نظر گرفت دنیای امروز را نیز نمی توان بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات تصور كرد.
● تاثیر بكارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها
در جهان امروز تكنولوژی اطلاعات امكان سودمندی و كارآمدی اطلاعات را ممكن ساخته است. بكارگیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)، تحول گسترده ای را در امور اداری و سیستم‌های اطلاعاتی باعث شده است، طوریكه امكان انتقال الكترونیكی داده ها ، مدارك، اسناد و مكاتبات مختلف از طریق كامپیوتر و خطوط ارتباطات مخابراتی فراهم‌شده است.
مطالعات و تحقیقات نشان می دهد كه بین سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات و بازده موسسات و بهره‌وری نیروی انسانی ارتباط دو سویه مثبتی وجود دارد. همچنین تكنولوژی اطلاعات توانایی سازمانها را افزایش می‌دهد و این در نتیجهٔ افزایش تنوع محصولات و بهبود كیفیت و جلب رضایت مشتری است. و نیز سبب تسهیل روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می‌شود. یكی از نتایج عمده تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) تمركز زدایی در عین تمركزگرایی است . بدین معنی كه می‌توان كارها را از راه دور انجام داد بدون آنكه لازم باشد تا در محل حضور فیزیكی و مستمر داشته باشیم كه این ویژگی بر كوتاه شدن فواصل زمانی و مكانی به عنوان یك ابر شاهراه تاكید دارد.
امروزه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) دیگر سیستمهای اطلاعاتی مدیریت از جمله CIS ، MIS ، DSS AI ، EIS ، OA و … را در اختیار گرفته و بدین ترتیب قطب اطلاعاتی مستقر در مركز را قادر می سازد تا به افزایش كنترل خود بر مناطق و انجام عملیات تمركزی اقدام نماید. بنابراین امكان افزایش سرعت و كیفیت تصمیم‌گیری و مدیریت را فراهم می‌نماید. تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان یكی از مهمترین ابزار جهت مشاركت در بازار جهانی است.
از ویژگیهای اساسی عصر حاضر، اطلاعات و تبدیل آن به دانش است . چنین ویژگی تاثیر زیادی روی نهادهای اجتماعی و اقتصادی جوامع خواهد گذاشت . نهادهای اجتماعی باید بر اساس آن تجدید بنا و تغییر ساختار دهند.
گفته می شود كه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) توانایی سازمان را افزایش می دهد با این وجود چنین پیشرفتهایی اغلب سبب بهبود عملكرد مالی سازمانها نمی شود. ساز وكار و برنامه‌های استراتژیكی خاصی نیاز است تا به این اهداف اساسی در بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان دست یافت. دكتر رومار استاد دانشگاه بركلی در نظریه خویش « رشدجدید اقتصادی» عنوان می‌كند كه در عصرحاضر، عامل رشد اقتصادی سرمایه ، نیروی انسانی‌ و مواد خام نیستند بلكه دانش و افكار جدید سبب شكوفایی اقتصادی می‌شود و سرمایه كشورها تابعی ازعلم و عقاید است.
● محور های بكارگیری فناوری اطلاعات در شركتها و ادارات
محورهای سه گانه كه در بكارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها مورد توجه است شامل : مردم ، زیر ساخت و كاربردها است. آموزش ، افزایش مهارت و فرهنگ سازی محور اساسی اولیه است كه به عنوان مردم مطرح است. شبكه، تجهیزات فنی ، مقررات و قوانین محور زیرساخت و بالاخره آموزش الكترونیك ، سیستم بدون كاغذ ، كنفرانس راه دور، دولت الكترونیكی ،تجارت الكترونیك و … از محورهای كاربرد فناوری اطلاعات مطرح هستند.
● پیاده سازی فناوری اطلاعات در سازمانها و ادارات
همانطوریكه بیان گردید تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان محور و محرك توسعه جوامع و سازمانها مطرح است. مطالعات در این زمینه نشان می دهد كه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) باید در دو حوزه تحقیق و اجرا در سازمانها مورد بحث قرار گیرد . بخش تحقیق وظیفه شبیه سازی محیطی ، تجربه مجازی و فرضیات با هزینه كم ، همراه با برنامه ریزی ، مدلهای تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت در كاركنان را برعهده دارد.
در بحث اجرا ی تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان دو دیدگاه اساسی و لازم وملزوم هم كه مدیریت سازمان و مدیران فناوری اطلاعات باید بدان توجه نمایند ، وجود دارد: دیدگاه فنی و مهندسی – دیدگاه‌مدیریتی .
در دیدگاه فنی و مهندسی ، بررسی مسائلی همچون نرم افزار(برنامه های كامپیوتری جهت دریافت، پردازش و تولید اطلاعات) –سخت افزار(سخت افزارهای پردازش ، ذخیره و بازیابی اطلاعات) – آموزش نیروی انسانی(آموزش نیروهای درگیر و مصرف كنندگان محصولات فناوری ) – اطلاعات و داده های خام( داده، ماده اولیه فناوری اطلاعات است كه باید قابل اعتماد ، دقیق و جدید باشد.) – سیستمهای ارتباطی(برقراری ارتباط میان كامپیوترها ) عوامل پنج گانه ای هستند كه باید مورد توجه قرار گیرد. در این بخش اولویت بندی اجزاء فوق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد ، مهمترین عنصر بكارگیری در ساختار فناوری اطلاعات هستند.
در دیدگاه مدیریتی طراحی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی ازجمله MIS , DSS OA , EIS , DBMS و … مطرحند كه امروزه در سازمانهای مختلف پیاده سازی و اجرا شده‌اند.
● زیر ساخت نظام فناوری اطلاعات
▪ زیر ساخت تكنولوژی اطلاعات می تواند مفاهیم بسیار وسیعی را در بر گیرد. با این وجود در این نوشتار به معنی و مفهوم:
– دامنه سخت افزار و نرم افزار كه در بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرند.
– امنیت قابل دسترسی شبكه جهت حفاظت از محیط اطراف.
– بهبود و بازیافت موانع و مخاطرات آینده.
– ایجاد شبكه ارتباطی و مخابراتی سریع و مطمئن بین سطوح مختلف سازمان
– فرهنگ سازی مناسب.
– پیش بینی نیازهای آتی و گسترش سیستم ها و ارتقاء سرعت ارتباط.
– ارتباط مطمئن و با سرعت مناسب با شبكه جهانی اینترنت جهت بستر سازی ارتباط ارباب رجوع، مدیران و كارمندان با سازمان . زیر ساخت فناوری اطلاعات شامل سخت افزار و محیط توسعه، بانكهای اطلاعاتی ،بانكهای اطلاعاتی مشترك، كاربردهای مشترك و مهارتها و تخصصهای منابع انسانی است.
● اجرا و بكار گیری فناوری اطلاعات (Information Technology)
بكار گیری و اجرای تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)در سازمانها یك نسخه تجویز شده كلی نیست و نمی توان با یك برنامه جامع تكنولوژی اطلاعات برای كلیه سازمانها و شركتها ، ساختار فناوری اطلاعات را پیاده سازی و اجرا نمود.
▪ مهمترین عوامل كه در پیاده سازی تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در هر سازمان باید مورد نظر و توجه قرارگیرد ، عبارتند از:
۱) فرهنگ سازی : بستر سازی فرهنگی در هر سازمان جهت اجرای موفقیت آمیز فناوری اطلاعات لازم می باشد.
۲) اعتقاد و باور مدیران ارشدسازمان: هرچه مدیران ارشد سازمان به فناوری اطلاعات به عنوان یك مقوله لاینفك از سازمان خویش توجه كنند ، موفقیت بكارگیری آن سریعتر و بیشتر خواهد بود. فناوری اطلاعات مثل تیغ جراحی اگر در گلوی مدیر سازمان باشد نافذتر می باشد.در این راه اعتقاد و اطمینان مدیران به آینده مؤثرترین عامل در موفقیت بكارگیری فناوری اطلاعات است.
۳) آفت شناسی: مشكلات و موانع بكارگیری و پیاده سازیفناوری اطلاعات در سازمان دقیق و علمی بررسی و برنامه‌ریزی‌شود.
۴) سوق به سمت ساختار فرآیندی : ساختار سازمانهای مرتبط با فناوری اطلاعات باید از ساختار وظایفی خارج و به سمت ساختار فرآیندی سوق داده شود.
۵) درگیری كلیه افراد سازمان در امور فناوری اطلاعات: كلیه اعضای سازمان از مدیر ارشد تا كارمندان سطح عملیاتی باید به عنوان كارشناسان فناوری اطلاعات شناخته شوند.
۶) بهبود شاخصهای بهره وری : شاخصهای اندازه گیری بهره وری در سازمان باید به سمت بهبود رشد نماید و از اطلاعات جهت تبدیل به دانش استفاده شود.
۷) كوچك سازی : خارج كردن فعالیتهای غیر محوری از محیط سازمان كه كوچك سازی گفته می‌شود ، از ضروریات ملی بشمار می رود.
● برنامه جامع توسعه فناوری اطلاعات فناوری اطلاعات MASTER PLAN
جهت تحقق بخشیدن به منفعتهای ناشی ازتكنولوژی اطلاعات سازمانها باید فناوری اطلاعات را در داخل ساختار ، فرهنگ و استراتژی سازمانی خویش جاسازی نمایند.و جایگاه بخش تكنولوژی اطلاعات را در سازمان به طور مشخص تعریف كنند.از آنجاییكه فناوری اطلاعات تمامی فعالیتهای سازمان را متاثر می سازد عموما در سازمانهای پیشرفته وظایف تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در كلیه بخشها و واحدهای سازمان با مدیریت و نظارت عالیترین مقام بسط داده می‌شود. با این وجود در بعضی از شركتها و سازمانهای داخلی بخاطر ناشناخته بودن مسائل فناوری اطلاعات ، بكارگیری آن بصورت گسترش یافته در درون سازمان ، مقاومتها و مشكلات حادی را ایجاد می‌كند كه ممكن است شركت را در رسیدن به اهداف اجرای فناوری اطلاعات با مشكل مواجه نماید. در این صورت ساختار فناوری اطلاعات به صورت مستقل ولی نافذ به منظور هماهنگی و اجرای تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) و بسط و گسترش آن در درون شركت تعریف و تعیین ساختار می‌گردد.
با گسترش بكارگیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)، ساختار سازمانها و شركتهای بزرگ از حالت عمودی و سلسله مراتبی به صورت هسته های تخصصی و كارشناسی تغییر یافته اند. لذا باید اجرای فناوری اطلاعات در سازمانها طوری صورت‌گیرد كه با فرهنگ ملی و سازمانی سازگاری داشته باشد.
the-role-of-it-in-documents
نتیجه گیری
برای آنكه تكنولوژی اطلاعات به صورت راهبردی در سطح سازمانی مورد استفاده قرارگیرد، به برنامه ریزی دقیقی نیاز است.این برنامه ریزی شامل مطالعه عمیق در فرهنگ سازمان ، توانایی سازمان ، انجام تغییرات ، محیط خارجی سازمان ، میزان پشتیبانی مدیریت ، نیازهای اطلاعاتی سازمان و راههای برآورده ساختن آنها می شود. همچنین باید مهارتهای موجود در سازمان در زمینه تكنولوژی اطلاعات بررسی گردند تا اطمینان حاصل گردد كه نیروی انسانی مناسب و كافی برای نگهداری سیستم ها هم در بعد سخت افزار و هم نرم افزار وجود داشته باشد.
كمبود دانش مدیران در زمینه فناوری اطلاعات مانع پذیرش این تكنولوژی در سازمانها است.در نتیجه قبل از آنكه فناوری اطلاعات بتواند به نحو مؤثری در سطح سازمان به خدمت گرفته شود.مدیران باید در زمینه های مختلف این تكنولوژی آموزش داده‌شوند. اما متاسفانه مدیران آنچنان درگیر دیگر جنبه های تكنیكی و انبوه كاریها شده اند كه امكان توجه بر دیگر ابعاد مدیریت سازمان وجود ندارد.
استراتژی بكارگیری فناوری اطلاعات (suفناوری اطلاعات, strategic-uses of فناوری اطلاعات) به مدیران فناوری اطلاعات جهت در اختیار درآورن فرصتهای موجود در موقع اجرای فناوری اطلاعات كمك می نماید.به منظور جلوگیری از صرف هزینه های مجدد و موازی و تاخیر در اجرای پروژه های بزرگ توسعه فناوری اطلاعات در سازمانها ابتدا باید استراتژی توسعه با ذكر جزئیات ، زمانبندی ، ابزارهای دستیابی و راههای موجود تدوین و تصویب شود.برنامه ها باید از استراتژیهای مدیر محوری به برنامه محوری در فناوری نوین تغییر وضعیت دهند.در تنظیم فعالیتهای مرتبط با فناوری اطلاعات باید وضعیت جاری ، جهت حركت ، هماهنگی تلاشها ، چارچوب سرمایه گذاری، تخصیص بودجه، اعتقاد و اطمینان مدیران و فعالیتهایی كه باید در طی یك دوره آینده صورت گیرد، تعریف و مشخص گردند.
در اسناد مکتوب، امضا، نشان تایید تعهدات قبول شده در آن سند به شمار می‌آید. از آن جهت که در تجارت الکترونیکی «مدارک الکترونیکی» دارای جایگاهی همانند اسناد مکتوب هستند، لذا امضا در این مدارک نیز علی‌الاصول دارای همان ارزش اثباتی می‌باشد. در این مقاله، با تکیه بر تجربه کشورهای پیشرفته و مطالعه در قوانین و مقررات به این مساله پرداخته می‌شود که در ثبت الکترونیکی اسناد و مدارک، چگونه می‌توان از امضای دیجیتالی بهره گرفت و بهترین مرجع برای تصدی امور گواهی امضای الکترونیکی و ثبت اسناد الکترونیکی کجاست. بررسی موضوع همواره با مبنا قرار دادن این ایده انجام شده که تخلف از رویه و قوانین موجود در زمینه ثبت اسناد و گواهی امضا دارای آثار زیانباری ـ از حیث حقوقی، اجتماعی و اقتصادی ـ خواهد بود و از این حیث، اساساً امضا و مدارک الکترونیکی خصوصیتی ندارند که موجب تغییر مرجع ثبت و گواهی آنها شود.
منبع : http://mehrmihan.ir/the-role-of-it-in-documents/
این مطلب را به اشتراک بگذارید :

a b